Folk Roskilde - Lirum Larum
Kongebakken 40 B, st. tv. 4000 Roskilde
CVR. Nr. 29 12 98 35
www.folkroskilde.dk
info@folkroskilde.dk
Fortegnelse over behandling af personoplysningerFortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en amatørforening i
medfør af EU’s persondataforordning af 25. maj 2018. Amatørforeninger er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer).
Den sidste kolonne i fortegnelsen skal udfyldes og ajourføres løbende af foreningen.
Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i:Folk Roskilde - Lirum Larum Kongebakken 40 B, st. tv. 4000 Roskilde www.folkroskilde.dk info@folkroskilde.dk
CVR. Nr. 29 12 98 35
1. Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?
Følgende bestyrelsesmedlemmer:
Formand:
Lene Buch Hansen, 2028 7698, lebuchha@webspeed.dk
Kasserer:
Flemming Lie Jørgensen 2334 6786 fllie@c.dk
2. Hvad er formålene med behandlingen
3. Hvilke personoplysninger behandler vi?
Almindelige personoplysninger:
Øvrige oplysninger:
a) Billeder af optrædende og publikum ved medlemsmøder
Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
4. Hvem behandler vi oplysninger om?
Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:
5. Hvem videregives oplysningerne til?
Medlemmernes mailadresser bruges til udsendelse af medlemsinformation. Adresserne kan ikke ses af andre, da udsendelserne altid sker som BCC (blindkopi) til medlemmerne.
Medlemsinformationer udveksles mellem bestyrelsesmedlemmer.
Kunstnernes persondata indgår som en del af bilag til forenings årsregnskab. I forbindelse med et eventuel kasseeftersyn, vil oplysningerne blive videregivet til Roskilde Kommune / Kulturpuljen.
Kunstnernes persondata bruges som dokumentation over for Slots- og Kulturstyrelsen i forbindelse med en revision af udbetalt Honorarstøtte (musik). Internt dokument.
Kunstnernes persondata bruges i forbindelse med honorar indberetning til Told & Skat
Kunstnernes persondata overdrages IKKE i forbindelse med Folk Roskildes samarbejde med Spillestedet GIMLE Roskilde.
Derudover videregives oplysningerne ikke.
6. Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?
Medlemsinformation slettes eller gøres inaktiv efter ophør af medlemskab eller efter medlemsønske Kunstnernes persondata opbevares i 5 år i henhold til regnskabsloven.
7. Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?
Vi opbevarer de nævnte personoplysninger på flg. måder:
1) Dokumenter i papirform opbevares i aflåselige dokumentskabe hos hhv. formand og kasserer.
Disse har hver en nøgle til deres skab. Sekretæren har reservenøgle til begge skabe. Samtlige nøgler opbevares i særlige nøglebokse.
2) Digitale dokumenter opbevares online, beskyttet af password.
8. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden
Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, behandles sagen i bestyrelsen, hvor vi drøfter eventuel anmeldelse til politiet og Datatilsynet.
9. Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores
IT-systemer?
Der anvendes udelukkende almindelige kontorprogrammer, og databeskyttelse bliver ikke håndteret udover programmernes standardfunktioner.
Dette dokument er ajourført og godkendt på bestyrelsesmøde d. 12/11 - 2018
Kongebakken 40 B, st. tv. 4000 Roskilde
CVR. Nr. 29 12 98 35
www.folkroskilde.dk
info@folkroskilde.dk
Fortegnelse over behandling af personoplysningerFortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en amatørforening i
medfør af EU’s persondataforordning af 25. maj 2018. Amatørforeninger er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPR-nummer).
Den sidste kolonne i fortegnelsen skal udfyldes og ajourføres løbende af foreningen.
Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i:Folk Roskilde - Lirum Larum Kongebakken 40 B, st. tv. 4000 Roskilde www.folkroskilde.dk info@folkroskilde.dk
CVR. Nr. 29 12 98 35
1. Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?
Følgende bestyrelsesmedlemmer:
Formand:
Lene Buch Hansen, 2028 7698, lebuchha@webspeed.dk
Kasserer:
Flemming Lie Jørgensen 2334 6786 fllie@c.dk
2. Hvad er formålene med behandlingen
- Varetagelse af medlemsforhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning
- Information om foreningens aktiviteter i form af referater og fotos fra medlemsmøder publiceres på foreningens hjemmeside www.folkroskilde.dk
3. Hvilke personoplysninger behandler vi?
Almindelige personoplysninger:
- Navn
- Mailadresse
- Dato for indmeldelse/udmeldelse
- Dato for kontingentbetaling
Øvrige oplysninger:
a) Billeder af optrædende og publikum ved medlemsmøder
Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
- CPR-nummer eller lign.
- SE-numre
- Bankoplysninger
4. Hvem behandler vi oplysninger om?
Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:
- Medlemmer
- Kunstnere
5. Hvem videregives oplysningerne til?
Medlemmernes mailadresser bruges til udsendelse af medlemsinformation. Adresserne kan ikke ses af andre, da udsendelserne altid sker som BCC (blindkopi) til medlemmerne.
Medlemsinformationer udveksles mellem bestyrelsesmedlemmer.
Kunstnernes persondata indgår som en del af bilag til forenings årsregnskab. I forbindelse med et eventuel kasseeftersyn, vil oplysningerne blive videregivet til Roskilde Kommune / Kulturpuljen.
Kunstnernes persondata bruges som dokumentation over for Slots- og Kulturstyrelsen i forbindelse med en revision af udbetalt Honorarstøtte (musik). Internt dokument.
Kunstnernes persondata bruges i forbindelse med honorar indberetning til Told & Skat
Kunstnernes persondata overdrages IKKE i forbindelse med Folk Roskildes samarbejde med Spillestedet GIMLE Roskilde.
Derudover videregives oplysningerne ikke.
6. Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?
Medlemsinformation slettes eller gøres inaktiv efter ophør af medlemskab eller efter medlemsønske Kunstnernes persondata opbevares i 5 år i henhold til regnskabsloven.
7. Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?
Vi opbevarer de nævnte personoplysninger på flg. måder:
1) Dokumenter i papirform opbevares i aflåselige dokumentskabe hos hhv. formand og kasserer.
Disse har hver en nøgle til deres skab. Sekretæren har reservenøgle til begge skabe. Samtlige nøgler opbevares i særlige nøglebokse.
2) Digitale dokumenter opbevares online, beskyttet af password.
8. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden
Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, behandles sagen i bestyrelsen, hvor vi drøfter eventuel anmeldelse til politiet og Datatilsynet.
9. Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores
IT-systemer?
Der anvendes udelukkende almindelige kontorprogrammer, og databeskyttelse bliver ikke håndteret udover programmernes standardfunktioner.
Dette dokument er ajourført og godkendt på bestyrelsesmøde d. 12/11 - 2018